Privacy Collaboratori Freelance

INFORMATIVA PRIVACY – CANDIDATI VIDEOMAKER E COLLABORATORI FREELANCE

Versione 1.1 – 06/09/2026

Ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 (“GDPR”), Fuzzy Marketing S.r.l. fornisce le seguenti informazioni sul trattamento dei dati personali dei soggetti che presentano la propria candidatura per collaborazioni professionali o occasionali come videomaker e, ove applicabile, video editor.

1. Titolare del trattamento

Fuzzy Marketing S.r.l., Piazza del Suffragio, 4 – 55100 Lucca (LU), P. IVA IT02605820469. Email: info@fuzzymarketing.it. PEC: fuzzymarketing@pec.it. Non è indicato un DPO, in quanto allo stato non risulta nominato nel presente processo.

2. Dati trattati

• nome, cognome, email e numero di telefono;

• luogo e data di nascita, residenza e codice fiscale, ove necessari;

• Partita IVA, ragione sociale, sede, PEC ed eventuale codice SDI;

• esperienza professionale, portfolio, sito web, profili professionali e lavori precedenti;

• informazioni relative all’attrezzatura, disponibilità geografica e professionale;

• informazioni necessarie a distinguere la collaborazione con Partita IVA dalla prestazione occasionale;

• valutazioni, note interne e punteggi relativi alla candidatura;

• eventuali informazioni fornite spontaneamente dal candidato.

Per i candidati selezionati, nella fase di onboarding protetta e prima della predisposizione del contratto, possono inoltre essere richiesti documento di identità, IBAN e intestatario del conto, dati fiscali e previdenziali e le ulteriori informazioni necessarie alla gestione amministrativa e contrattuale. Documento di identità e IBAN non sono richiesti nella fase iniziale di candidatura.

3. Finalità e basi giuridiche

4. Scoring e decisione umana

Alcune informazioni fornite dal candidato possono essere elaborate mediante un sistema interno di calcolo e classificazione che considera, ad esempio, esperienza, tipologia di contenuti realizzati, attrezzatura e portfolio. Il sistema ha funzione di supporto e non adotta da solo la decisione finale. La selezione viene sempre effettuata o confermata da una persona della Direzione Creativa, che può modificare o non seguire l’esito del punteggio automatico. Il candidato può richiedere informazioni sulle principali categorie di criteri utilizzati, nel rispetto del know-how e delle informazioni aziendali riservate.

5. Natura del conferimento

Il conferimento dei dati necessari alla candidatura è facoltativo, ma la mancata comunicazione delle informazioni indispensabili può rendere impossibile valutare il profilo. I consensi per future opportunità e WhatsApp sono separati, facoltativi e revocabili in qualsiasi momento.

6. Modalità del trattamento e accessi

I dati sono trattati con strumenti informatici e, ove necessario, manuali, adottando misure tecniche e organizzative adeguate. L’accesso è limitato in base al ruolo: la Direzione Creativa accede ai dati necessari alla selezione; il coordinamento ai dati operativi; l’Amministrazione ai dati contrattuali, fiscali, previdenziali e bancari. Documento di identità e IBAN devono essere accessibili esclusivamente ai soggetti amministrativi e agli eventuali amministratori tecnici autorizzati.

7. Destinatari e fornitori

• piattaforme per raccolta candidature e questionari, tra cui Fillout;

• strumenti Zoho, inclusi Zoho Sign e WorkDrive, per la firma e l'archiviazione riservata della documentazione contrattuale;

• servizi email, comunicazione, cloud e storage;

• WhatsApp/Meta, ove il candidato abbia scelto tale canale;

• consulenti fiscali, amministrativi, legali e del lavoro;

• autorità pubbliche nei casi previsti dalla legge.

I fornitori che trattano dati per conto di Fuzzy Marketing sono qualificati, ove applicabile, come responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR. I dati non vengono venduti a terzi.

8. Trasferimenti fuori dallo SEE

Alcuni fornitori tecnologici possono comportare il trattamento o il trasferimento di dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo. In tali casi Fuzzy Marketing verifica l’esistenza delle condizioni e delle garanzie previste dagli artt. 44 e seguenti GDPR, quali decisioni di adeguatezza, Clausole Contrattuali Standard o altre garanzie applicabili. La concreta configurazione di Fillout, Zoho e WhatsApp/Meta deve essere verificata periodicamente sulla base dei DPA, data center, sub-responsabili e impostazioni effettive degli account.

9. Tempi di conservazione

• candidati non selezionati senza consenso futuro: fino a 12 mesi dalla conclusione della selezione;

• candidati che autorizzano future opportunità: fino a 24 mesi dal consenso o fino alla revoca;

• portfolio: 12 mesi, oppure fino a 24 mesi con consenso future opportunità;

• valutazioni e scoring dei candidati non selezionati: fino a 12 mesi;

• dati contrattuali, fiscali e contabili dei collaboratori: secondo la normativa applicabile, normalmente fino a 10 anni per i documenti fiscali e contabili;

• documento di identità e IBAN: per il periodo necessario alla gestione del rapporto e alle successive esigenze amministrative e di tutela dei diritti, secondo la policy di conservazione adottata da Fuzzy Marketing;

• messaggi relativi alla candidatura: per il tempo necessario alla gestione del processo, nei limiti della retention interna.

Alla scadenza i dati vengono cancellati o anonimizzati, salvo obblighi di legge o necessità di tutela di diritti in sede giudiziaria o precontenziosa.

10. Dati e materiali trattati durante gli shooting

Durante gli shooting il videomaker può trattare immagini, video e altri dati personali relativi a clienti Fuzzy, loro dipendenti, collaboratori o soggetti presenti nelle location. Il ruolo privacy viene disciplinato contrattualmente in funzione del singolo incarico. Ove il cliente determini finalità e utilizzo delle riprese, il modello ordinario è Cliente Titolare → Fuzzy Responsabile → Videomaker Sub-responsabile. Qualora sia Fuzzy a determinare finalità e mezzi del trattamento, il modello è Fuzzy Titolare → Videomaker Responsabile. In ogni caso il videomaker deve utilizzare i materiali esclusivamente per l’esecuzione dell’incarico e secondo le istruzioni ricevute.

11. Conservazione locale dei RAW

Qualora previsto dal contratto e dalle istruzioni operative, il collaboratore può conservare temporaneamente una copia locale integra dei RAW/originali esclusivamente per backup, verifica tecnica, recupero file e gestione di richieste operative di Fuzzy Marketing. La conservazione è autorizzata per almeno 30 giorni dalla data dello shooting e comunque fino alla comunicazione formale di chiusura da parte di Fuzzy Marketing, salvo diverse istruzioni documentate. È vietato qualsiasi utilizzo dei RAW per finalità proprie. Terminato il periodo autorizzato, le copie locali devono essere cancellate in modo sicuro.

12. Diritti dell’interessato

• accesso ai dati (art. 15 GDPR);

• rettifica (art. 16);

• cancellazione, ove applicabile (art. 17);

• limitazione del trattamento (art. 18);

• portabilità, ove applicabile (art. 20);

• opposizione, ove applicabile (art. 21);

• revoca dei consensi in qualsiasi momento.

Le richieste possono essere inviate a info@fuzzymarketing.it oppure alla PEC fuzzymarketing@pec.it. Fuzzy Marketing risponde normalmente entro un mese, salvo proroga nei casi previsti dal GDPR. È inoltre possibile proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali.

13. Aggiornamenti dell’informativa

La presente informativa può essere aggiornata. Ogni versione è identificata mediante numero e data. Versione 1.1 – 06/09/2026.